La mitad del tiempo de elaboración de un documento lo perdemos fomateando texto, párrafos y páginas

El problema

Lo más importante cuando nos ponemos a escribir un documento es tener clara la estructura, los contenidos e ideas que deseamos expresar. El uso de las computadoras nos permite ir escribiendo y corrigiendo sobre la marcha estos contenidos además de ofrecernos estas ventajas:

1. Poder estructurar el documento en partes, capitulos, apartados.
2. Tener un indice de contenidos generado automáticamente.
2. Disponer de una bibliografía a la que podamos referir nuestras citas bibliográficas.
3. Poder introducir fácilmente imágenes, tablas e, idealmente, fórmulas matemáticas
4. Poder distinguir el texto en función de su importancia o significado en el documento mediante encabezados, sub/superíndices, negritas o subrayados
5. Poder cambiar el formato y estética de páginas, párrafos, palabras
6. Poder exportar el documento a diferentes formatos de presentación/distribución/publicación como pdf, html, epub, etc.

Sin embargo y a pesar de las enormes posibilidades que ofrecen hoy en día los procesadores de texto como Libreoffice Write o Microsoft Word, crear un sencillo documento con las características arriba mencionadas se hace, en la mayoría de los casos, compleja porque:

• En la práctica, la estructuración de nuestro documento en capítulos, la generación automática de índice de documentos y la inclusión de enlaces y citas no es lo suficientemente sencilla de usar y, por tanto, la mayoría de los usuarios no emplean dichas características avanzadas. Esto les obliga a preocuparse constantemente por el aspecto estético del documento, modificando contínuamente su formato conforme lo escriben o corrigen. Márgenes, justificados, tipos y tamaños de letra, separación de páginas, creación manual de índices y bibliografías nos ocupan prácticamente la mitad del tiempo que dedicamos a nuestro documento.

• Cuando finalmente hemos acabado y guardado nuestro documento en el formato de archivo específico del procesador de texto: .docx, .odt, etc. es probable que nos pidan o necesitemos convertirlo a otro formato de archivo de presentación/distribución/publicación (por ejemplo epub o html). Nuestro procesador nos ofrecerá algunas opciones de exportación que modificarán casi con toda seguridad el formato del texto, obligándonos a retocar y corregir los errores que la conversión produjo.

Conviene recordar aqui que una cosa es el formato de archivo interno que emplea nuestro procesador de texto (.doc, .docx, .odt, etc.) y otro el formato de archivo que necesitamos para la presentación, publicación y distribución del documento (.pdf, .epub, .html, etc.). Distribuir nuestro documento en el formato de archivo de nuestro procesador de texto no es lo más adecuado porque los destinatarios del documento muy probablemente no lo verán igual cuando lo abran en su procesador de texto y, además, podrían facilmente modificar el documento. Por este motivo tuvo tanto éxito el formato de distribución y publicación pdf: Todos los receptores del documento lo veían igual en su pantalla, lo podían imprimir sin que se cambiara el formato del texto y dificultaba la fácil e inmediata modificación del mismo.

La solución: Separar el contenido del formato

Para realizar una tarea de manera lógica y eficaz, hemos de establecer prioridades. A la hora de redactar un documento, es recomendable, por tanto, priorizar las tareas de redacción de contenido sobre las de formato y estética. Para ayudarnos en esto, sería necesaria un programa informático que nos permita crear un documento centrándonos exclusivamente en su estructura y contenido a la vez que proporcionan una forma muy sencilla de realizar citas bibliográficas e introducir un índice de contenido. Asi pues, la forma de proceder siguiendo esta estrategia, sería:

1. Crear nuestro documento con la estructura y contenido deseados (indice, capítulos, bibliografía)
2. Crear una hoja de estilo que aplicaremos a nuestro documento para adaptar su aspecto estético y de formato a nuestras necesidades
3. Exportar el documento al formato de presentación que necesitemos: pdf, epub, html, etc.

Como se observa, NO renunciamos al aspecto estético o de formato en nuestro documento sino que, simplemente, nos ocupamos de ello al final y solo una vez, cuando ya hemos acabado de escribirlo. De esta forma, hemos priorizado la redacción y coherencia interna del documento, evitando la pérdida de tiempo y concentración que supone la contínua corrección estética y de formato que típicamente acontence al usar los procesadores de texto clásicos.

Alternativas

Para abandonar los procesadores de texto y facilitar la creación de documentos, trabajos, proyectos, etc. existen muchos programas informáticos privativos comerciales/gratuitos o de código abierto que incluso son multiplataforma (pueden usarse en sistemas operativos diferentes como Windows, Linux, Mac OS, etc. ). En esta ocasión, mencionaré principalemente programas que sean gratuitos, de código abierto y multiplataforma (que corran al menos en Microsoft Windows y un Linux basado en Debian) como, por ejemplo:

Editores de libros para ebooks: Permiten crear documentos en formato epub o incluso html aunque, en algunos casos, sus opciones son algo limitadas o no existen alternativas gratuitas.
Ejemplos: Sigil ePub Editor, Jutoh ePub Editor (comercial)

Editores jerárquicos de documentos: Permiten centrarnos en la estructura, contenido, generar indices de contenido y añadir fácilmente citas bibliográficas a lo largo del texto aunque en ocasiones, no ofrecen una forma fácil de transformar estéticamente el documento resultante o no ofrecen una gran cantidad de formatos de exportación.
Ejemplo: CherryTree, TreeDBNotes Free

Editores web: HTML5 esta muy orientado a crear documentos web html centrándonos en su contenido, estructura y significado. Los editores web, sin embargo, a veces no son lo suficientemente sencillos de usar o no permiten una edición de tablas que no acabe por desesperar.
Ejemplo: Bluegriffon, Kompozer

Editores xml: XML es un formato de archivo de texto que nos permite almacenar datos de manera estructurada y jerárquica. Esto lo hace muy adecuado para guardar documentos centrados en el contenido y no la forma. Su uso, sin embargo, no es sencillo en muchas ocasiones y están más orientados a programadores web que a humildes mortales que únicamente desean crear un libro o un trabajo de investigación.
Ejemplo: Free XML Editor

Editor latex: Latex es un lenguaje de marcado muy usado para la elaboración de documentos y trabajo de investigación a nivel mundial. Ofrece muchas opciones para la estructuración del documento, creación de enlaces, citas bibliográficas y, muy importante, un potente editor de fórmulas matemáticas. Algunos editores son visuales y otros, sin embargo, obligan a un conocimiento del lenguaje. Mi experiencia con Lyx fue agridulce por la variedad de versiones y módulos internos que precisa el editor y la dificultad de aislarse completamente del lenguaje interno basado en Latex a pesar de tratarse de un editor visual. No obstante, estos programas cada día mejoran y si conseguimos elaborar nuestro documento en Latex, después lo podremos publicar en cualquier formato pdf, html, epub, etc. y modificar las cualquier característica estética o visual que se aplica inmediatamente a todo el documento.
Ejemplo: Lyx Editor (visual), Bakoma Tex (visual)

Editor de texto: No es necesario utilizar ningún editor web, xml, html, epub, etc... para crear un documento estructurado centrado en el contenido. Podemos coger cualquier editor de texto simple y empezar a escribir. Sin embargo, para establecer la separación de capítulos, introducir enlaces o citas, remarcar frases, etc. deberemos usar un lenguaje de marcado como HTML5. Esta opción tiene el incoveniente de requerir ciertos conocimientos técnicos sobre dicho lenguaje y nos expone a cometer equivocaciones con el mismo.

Formato final de presentación/exportación/distribución

Todas las alternativas ofrecidas anteriormente nos permiten elaborar documentos centrándonos en su contenido y estructura, facilitando la creación de índices y uso de enlaces y citas. Sin embargo, cuando ya tenemos nuestro documento listo, hemos de decidir su aspecto estético y formato de texto, párrafo y página. Si el editor que hemos empleado para elaborar nuestro documento, ofrece opciones para formatear, página, párrafos y texto, entonces podemos cambiar su estética y, finalmente, exportar inmediatamente nuestro documento a los formatos de distribución ofrecidos por el mismo en función del uso que le daremos al documento. Los típicos formatos de distribución de un documento suelen ser pdf, epub, html, etc.

Las hojas de estilo CSS3

Si nuestro editor no ofrece opciones para cambiar el formato y estética de texto, párrafos, página, etc de nuestro documento, entonces deberemos aprender un lenguaje de estilos como el CSS3 que, aplicado sobre las etiquetas internas de un archivo XML o HTML, nos permite modificar la estética general del documento y el aspecto del texto, párrafos, páginas, tablas, etc.

El lenguaje CSS3 aunque no es dificil nos obliga a analizar la estructura interna de nuestro documento XML o HTML y asociar a cada una de las etiquetas internas XML/HTML un estilo de texto concreto. La explicación de este proceso se sale de los objetivos del presente artículo.

Mi primer experimento: El editor jerárquico Cherry Tree

Para la elaboración de esta artículo, he optado por un editor jerárquico de documentos de código abierto y multiplataforma que se denomina Cherry Tree. Su extrema sencillez compensa sus pequeñas limitaciones. Con él, se pueden crear fácilmente documentos, separar en partes, capítulos, páginas, etc. a la vez que ofrece una sencilla forma de crear indices de contenidos, citas bibliográficas y ofrecer una exportación a XML, PDF y HTML. No ofrece la opción de elaborar ni aplicar estilos CSS por lo que el documento resultante es bastante espartano. Sin embargo, no deja de impresionarme su facilidad de uso. En este artículo no he creado ni varios capítulos ni indice de contenidos ni citas por lo que no se aprovecha realmente la potencia de este tipo de programas. No obstante, he exportado este artículo a varios formatos de distribución/publicación y podemos ver el resultado haciendo click sobre HTML, PDF o XML.

Recomendaciones finales

Si realmente deseas dar el paso de abandonar los procesadores de texto y no sucumbir al primer intento, mi recomendación general a los aventureros sería la de probar alguna de estas opciones

• Editor de libros epub: Sigil ePub Editor, Jutoh ePub Editor (comercial pero muy barato y flexible)
• Editor visual latex: Lyx Editor (visual), Bakoma Tex (visual)
• Editor jerárquico: CherryTree

Suerte y buen camino!

Referencias

• Sigil ePub Editor, http://web.sigil.googlecode.com
• CherryTree, http://www.giuspen.com/cherrytree/
• TreeDBNotes Free, http://www.mytreedb.com/treedbnotes_free.html
• Bluegiffon Web Editor, http://bluegriffon.org/
• Kompozer Web Editor, http://www.kompozer.net/
• Free XML Editor, http://www.freexmleditorsite.com/
• Lyx Editor, http://www.lyx.org/AboutLyX
• Bakoma Tex Word, http://www.bakoma-tex.com/
• Jutoh ePub Editor, http://www.jutoh.com (comercial)